1分鐘進擊工作術，文具手帳秘技！─時間控管再提升，突破瞎忙，擺脫加班生活
桃山 透 ／ 著
ISBN：9789866151620
出版者：智富
出版日期：2014-5-2
面對堆積如山的工作怎麼做都做不完...
加班生活已經變成習慣…
如果這些問題困擾著你，本書將會拯救你！
●節省時間 收納小型文具的筆筒、透明鉛筆盒。
●工作必備 桌上抽取型便條台、抽取式標籤、十分鐘時間管理貼紙。
●空間擺設 常用文具放在抽屜靠外側就能迅速找到、利用牆壁擺放物品。
●文件管理 檔案夾標註顏色「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」
●備忘手環型的備忘標籤戴在手腕上、名片式備忘錄。
【內容簡介】
匯集提升工作效率的文具精華，創造超高完成率！
桃山透在日本經濟新聞撰寫專欄，擅長工作術及整理術，首創以文具來控管工作時間、管理文件。
太生火！文具控心動、搶購大熱門！
Post-it 狠黏標籤 (3M)
手環型的備忘標籤「List-it」(hi-mojimoji)
十分鐘時間管理貼紙 (KANMIDO)
「Work-Dash」原子筆 (ZEBRA)
螢光筆「MILDSIGN」 (ZEBRA)
繫帶式「Ruled Pocket」 (MOLESKINE)
MEMORANDUM備忘卡 (MIDORI)
Wallkie Pen原子筆 (SANPO)
好煩！又要加班…
工作好像永遠都做不完…
老是要花時間找辦公文具及資料…
你有這些困擾嗎？
作者利用簡單收納整理術及文具小物擺脫你每天加班的窘境！
上班族必學工作術！
文具運用提昇工作力大公開！
花點心思空間收納，環境整潔、物品拿取真方便
●迅速找到需要文具
放常用文具小筆筒。
透明鉛筆盒，拿取一目瞭然。
運用掛勾、磁鐵膠帶放其餘用品，增加物品擺放空間。
●抽屜分層收納，資料拿取流暢
上層抽屜：常用的文具擺在外側。
中層抽屜：將東西收納，抽屜內部空間比較容易規劃。
下層抽屜：運用紙盒擺放資料，外側順序排列位置：未處理→暫存→保管
*以順手拿取為東西收納的準則。
效率超高獨家工作術
●文件色彩管理，顏色區分工作重要性
文件標籤貼在右上角「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」、「黑色普通」、「綠色補充」。
給客戶資料標註「紅色」，自己的文件標註「藍色」。
- 創造工作成果的時間分配術
例行文書作業用零碎時間完成。
在兩個重要工作間安插文書作業，增加效率。
無心工作就做重要的工作。
進行簡單工作，找回節奏。
期限吃緊，就搶先一步去做。
●運用瑣碎時間就能寫出超完美企劃書
空閒時間發想創意。
最短時間內完成要先寫好概要再廣納建言。
將過去企劃書重謄成現在的風格。
應用這些技巧，你就能輕鬆掌控時間，不再被堆積如山的工作追著跑！
【作者簡介】
桃山 透
目前為T&E NetWork的負責人，歷經金融企業的業務、文案撰寫人員、出版社編輯以及產業新聞主編，最終選擇成為自由作者，主要負責職場用書、工具書、醫學用書的撰寫、編輯與監修，尤其擅長整理術、備忘記錄術，常提供相關方面的諮詢。
目前正於日經PC online進行『工作高手的絕技！紙的整理術』連載。內容雖然平實，卻是每個人都能辦得到的方法，因此已好幾次登上單週銷售排行榜第一名。
主要的著作有『聰明人的整理建檔術』、「迅速一分鐘 整理建檔術」(敝社出版)、『整理高手的類比文具★超級活用術』(中經文庫)。
「日經PC online」
桃山透的專欄「紙的整理術」
BLOG：http://blogs.yahoo.co.jp/te_nw
E-mail：tmmyama@yahoo.co.jp
【目錄】
序言
第 1章
省下「時間」，就能準時下班
①重新檢視一天的時間分配
*我好像常常在浪費時間
②加班不值得驕傲，工作成果才重要
*不知道自己其實在浪費時間，是最糟糕的
③事情總是接踵而來？
*注意時間的分配，可大幅節省時間
④做備忘錄，找出浪費時間的原因
*短短的備忘是節省時間的關鍵
⑤越需要時間的工作，越容易浪費時間！
*掌握方法及時間，按照規劃完成工作
⑥工作遇到瓶頸怎麼辦？
*減少瞎忙，使腦筋靈活
⑦追求完美是浪費時間
*雖然完成度不盡理想，但最好狠心割捨
⑧一週強迫準時下班一次！
*準時下班會讓你感到焦急，卻能更靈活運用時間
專欄
萌生辭職念頭，怎麼辦？
第2章
別把時間浪費在例行作業，將精力放在更重要的工作上
①時間是工作的成本
* 二十%的重要工作為你創造好成績
②重視工作結果，減少浪費的時間
*設定目標，找到應該做的事
③減少例行作業的一成時間，迅速完成工作
*設定數位計時器，提高工作效率
④十分鐘就能完成的工作儘速完成，減少工作累積
*減少工作量，就是減輕工作壓力
⑤用零碎的時間完成例行作業
*浪費時間在單純的文書作業，導致無法準時下班
⑥既使工作繁忙也不必加班
*不想拖拖拉拉而加班晚歸就請這麼做！
⑦覺得工作不順？從文書作業調整節奏
*從簡單的工作開始執行，找回工作的節奏感
⑧善用交通時間，事先規劃工作
*按部就班完成工作，可減少交通時間
⑨等待客戶前來開會的空檔先把資料看一遍
*等待的時間，反而容易集中精神
⑩將受用的法則與名言當成工作方針，提高工作的完成度
*將名言寫在記事本裡，不再為工作感到迷惘
⑪將文書作業簡化，發現改善之處
*慢慢改善，避免浪費時間
⑫從工作失敗中學到教訓
*請活用失敗的經驗
⑬提早進行重要工作，以維持工作品質
*從局部著手進行，分段完成
專欄
在麵包店打工的驚人高中女生
第3章
學會時間分配，工作更有效率
①利用文具能提升工作效率
*好文具可讓工作順利執行，減輕工作壓力
②斷、捨、離，減少時間的浪費
*留下需要的東西，減少整理與分類的時間！
③有助於捨棄的文具
*請養成捨棄的習慣
④可立刻找到需要文具的筆筒
*迅速找到需要的文具，不浪費時間
⑤貼上簡單易懂的標籤，快速找到需要的文件
*標籤貼紙的使用重點在黏貼位置和簡潔易懂的標題
⑥分類整理，處理文件真容易
*將文件分類成「未處理」、「暫存」、「保留」三大類，迅速找到需要的文件
⑦運用文具和工具，簡化打包作業！
*方便好用，又能減少麻煩
專欄
不擅長的雜誌企劃，就以創意獲取好評
第4章
善用零碎的時間
①重要的工作，即便期限寬鬆該也要盡快完成
*工作拖拖拉拉，時間規劃變得一塌糊塗
②運用零碎時間發想創意，不再為企劃書煩惱
*「沒有寫企劃書的時間！」只是藉口
③如何在最短時間內寫好企劃書
*輕鬆寫好的企劃書被採用，心中會有微微的幸福感
④企劃書再利用
*將過去的企劃書翻新，變成全新企劃
⑤自我感覺良好企劃，不被採用也無效！
接受妥協方案，以退為進的企劃書
⑥在上廁所、喝咖啡等零碎時間，進行創造性的工作
*拖拖拉拉的工作，請利用零碎的時間進行吧！
⑦總是無法準時下班嗎？請投入創造性的工作
*專心締造佳績，不再因浪費時間而加班
⑧沒時間讀有興趣的書，請利用上廁所時間！
*活用浪費的時間，可以早點讀完感興趣的書
專欄：「國王的新衣」裡的國王，也挑不到可穿的衣服
第 5章
提升工作成果的時間分配術
①容易忘記的工作，可用視覺輔助記憶
*集中精神完成一件事，不再白忙一場
②設計工作動線，節省時間與壓力！
*將工具置於順手的位置上，可加速工作的節奏！
③善用牆面創造良好的工作動線，增加收納空間
*利用磁鐵、黏貼式掛勾、魔鬼氈的牆面整理術
④運用色彩管理規則，一眼分辨工作的性質①──檔案
*「藍色是重要」、「紅色是緊急、注意」，色彩規則可幫助分類
⑤運用色彩管理規則，一眼分辨工作的性質②──手帳和萬用手冊
*將重要的資訊分別以黑色、藍色、綠色分類。
⑥將筆記本與筆收在一起，隨時記下重要的資訊
*需要時立刻動手寫，以備不時之需
⑦依照工作性質挑選便條紙，提升三倍的工作效率
*便條紙的大小、素材、設計，可分類工作資訊
⑧使用「十分鐘時間管理貼紙」掌握工作
*一天十分鐘的時間分配術！便條紙與時間軸緊密連結
⑨利用Google行事曆取代秘書
*利用智慧型手機提醒待辦事項，工作不遺失
專欄：文具要數位化？
第 6章
妥善運用團隊工作的時間
①不浪費團隊工作的時間規劃
*個人工作的時間不夠？團隊工作的分配不夠均衡？
②調整團隊工作量，增加個人工作時間
*使團隊工作順利，一天的時間分配原則！
③強化專長才能受到重用
*克服缺點無法創造成績！發揮優勢才能締造佳績
④不說他人壞話，才能得到信賴
*嚴禁浪費時間說別人壞話！
⑤在意或不懂的事要立即確認
*凡事不繞遠路、不重來
⑥公事或私事都一目瞭然！單月行事曆
*日期的空格上方寫公事，下方寫私事，綜覽整個月的預定事項
⑦別輕忽上午的第一件工作，打起精神快速解決吧！
*早點將主管交辦的工作完成，可省下時間
⑧「上午」第一件工作的因應之道①──離席或外出
*如果不想浪費時間，試著離開座位吧！
⑨「上午」第一件工作的因應之道②──每週預定事項報告
*利用工作報告營造工作氣氛
⑩無謂的會議只會浪費時間
*破壞時間分配的例行公事！就是與工作不精的人浪費時間開會
⑪累積話題，使團隊工作變得更順利
*將別人的興趣記下來，搜尋相關資料
⑫團隊工作順利，自然會產生向心力
*團隊成員的溝通管道要順暢
【內容試閱】
工作遇到瓶頸怎麼辦？
*減少瞎忙，使腦筋靈活
☆工作進入撞牆期
不管是誰，都曾經有過拼命工作，卻抓不住工作節奏的經驗，往往越重要、困難的工作，就越容易陷入困境。
一旦陷入這種狀況，工作就得花上比預期更多的時間才能完成，完成度不佳，身心將累積沉重的壓力，還浪費了時間，導致一整天的規劃完全崩潰。
越是想要爬出泥沼，就容易越陷越深，所以一定要趕快找出對策。
☆強制結束工作，避免浪費時間
如果覺得某項工作難以繼續，不妨暫停一下，先進行另一項工作。
等到工作完成後，再回頭執行先前遇到瓶頸的工作，此時腦袋的思緒可能變得更為清晰，有機會突破之前的盲點。
這樣暫時調換工作的順序，能減少時間的浪費，能減少壓力。
☆正確暫停反而能提升工作效率
通常工作做得正順，都會希望在適合告一段落的部分暫停一下，可是暫停過後，常常找不回原本工作的節奏，想必大家都曾遇過這種情況。
實際就腦科學來看，工作不該在適合告一段落的時候暫停，這在心理學裡稱為「蔡格尼[1]效應」(Zeigarnik effect)。
德國心理學家蔡格尼認為，大膽地在最重要的部分中斷工作，反而能在腦海裡留下鮮明的印象，之後較容易重新掌握住工作節奏。
根據蔡格尼效應，為了掌握工作節奏，建議大家在需要長時間工作中，每一小時至一個半小時休息，而不要理會工作進度突然中斷。
覺得工作不順？從文書作業調整節奏
*從簡單的工作開始執行，找回工作的節奏感
☆脫離工作不順的深淵
如果覺得工作不順，可先進行文書作業這類較為輕鬆的工作，試著找回原有的工作節奏。
甚至可以預先完成明天的文書作業。
急著完成重要的工作反而浪費時間，所以工作不順時的對策就是別一直陷在不順的情緒。
在低潮時勉強自己工作，不僅無法脫離低潮，有時反而陷入更深的深淵。
長期的低潮，會導致時間浪費，所以先找出低潮的起因，才有機找到脫離低潮的捷徑。
☆執行重要的工作已提振士氣
相信每個人都有過無心工作的時候。
此時不妨著手進行重要的工作。
很多人會對這個建議感到錯愕，這是因為人類的大腦總是喜歡往輕鬆的方向去想，因此偶爾需要提振一下士氣。
如果一直在意重要的工作反而會令人喪失工作鬥志。
在不想工作時進行重要工作，反而一切變得順利的例子其實十分常見。
一旦重要的工作能順利地進行，在其他工作上能變得鬥志高昂，漸漸地找回原本的工作節奏。
無心工作，通常只是情緒層面的問題。
如果做了重要的工作還是無法找回想工作的心情，不妨與身體狀況不佳的情況一樣，改為進行簡單的文書作業。
要注意的是，別急著將工作完成，即便工作再怎麼順利，期限再怎麼寬鬆，一下子進度超前太多，會自己後繼無力。
操之過急，反而會犯下意想不到的錯誤。
「寬鬆地安排時間是不變的鐵律」，請大家務必記得這點。
分類整理，處理文件更容易
*將文件分類成「未處理」、「暫存」、「保留」三種，迅速找到需要的文件
☆下層抽屜的分類的空間
辦公室下層抽屜，絕對是收納文件的最佳空間。
這個抽屜實際存放的只有文件及橫躺式檔案盒。
在下層抽屜裡放四、五個橫躺式檔案盒，然後依序從外側的檔案盒分類成「未處理」、「暫存」、「保留」，依照文件的處理進度收納文件。
之後只需要隨著工作的進度移動文件，就能隨時找到需要的文件。
工作完成時，不需要保留的文件就應該銷毀，應該定期檢視保留的文件中有沒有需要銷毀的部分。
下層抽屜裡放了五個檔案盒，可視哪個分類的文件較多，將較多的檔案盒分配給該分類，例如：「未處理」的檔案盒一個、「暫存」分類一個，「保管」分類三個的分類方式。
像我使用的是「檔案盒 A4橫躺式」(KOKUYO S&T)。這種檔案盒是紙作的，不會對抽屜造成過度的負重。
☆提升作業效率的直立式檔案盒
如果公司允許在桌上放置直立式檔案，可在桌子右後方擺兩個檔案盒。
左側的檔案盒可用來收納天的工作文件，一旦文件處理完成，可將需要保管的文件移往右側的檔案盒，不需要保管的文件就下銷毀。
這樣就不用為了拿文件而不斷開關抽屜，一伸手就能拿到需要的文件，工作動線會變得流暢許多。
需要保管的文件可在天工作結束後，統整至下層抽屜裡的「保管」檔案盒。
直立式檔案盒最好選購耐用的塑膠製品，該顧慮方便拿取文件這點挑選前開式的款式，為了方便將文件立起來，最好選擇側面面積較大的設計。
最推薦的直立式文件盒是有防滑設計的「防滑式檔案盒 A4S」(Plus)。
我另外推薦在檔案盒底部貼上「Pritt膠條」(KOKUYO S&T)，將檔案盒固定在桌面，以免在拿取文件時，不小心移動檔案盒的位置。
運用色彩管理規則，一眼分辨工作的性質①──檔案
*「藍色是重要」、「紅色是緊急、注意」，色彩規則可幫助分類
☆利用藍色與紅色的檔案夾，使工作依照時間規劃完成
許多常因分不清輕重緩急而搞砸工作，此時不妨在檔案夾表面標註顏色，以視覺的方式分類工作，就能解決因忘記，而無法完成工作的問題。
依照工作的性質以顏色分類，例如：「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」，能我們一眼分辨工作的重要性。
例如：專案這類重要工作可標上藍色，將其分類為必須與客戶逐一確認細節的工作，而緊急的工作則標上紅色，提醒我們注意事態的急迫性。
如此一來，既不會忽視工作的重要性，更能減少時間的浪費。
但別將所有檔案夾都標上顏色，不然色彩的視覺效果就會遞減，「只在重要的文件上標註顏色」是顏色標記法的祕訣。
☆連同檔案夾內部套用色彩規則，可將文件整理得更一目瞭然
即便檔案夾已利用不同的色彩來標示，一旦檔案夾的文件越來越多，就很難立刻找到需要的文件，如果使用不同顏色的夾子與便條紙做進一步的整理，就能解決找不到文件的問題。
例如：與客戶開會時，可將自己手邊的文件夾上藍色夾子，然後用來回答客戶問題的資料則夾上紅色夾子，就不會弄不清哪一份是要發給客戶的資料。
可以先在檔案夾或文件封面貼上代表重要的藍色便條紙，或是提醒注意的紅色便條紙，日後整理需要這些文件時就能立刻完成分類。
運用色彩管理規則，一眼分辨工作的性質②──手帳和萬用手冊
*將重要的資訊分別以黑色、藍色、綠色分類
☆最適合萬用手冊的書寫用筆是○．五mm的多色筆
許多習慣將備忘事項寫在萬用手冊裡的人，不一定會活用這些備忘資訊，就算那些愛寫備忘成痴的魔人，常發生類似的狀況。
養成記錄備忘的習慣雖然不錯，但如果備忘越寫越多，反而會掩蓋重要的資訊。
此時就能利用擁有四種顏色(黑、藍、紅、綠)的○．五mm多色筆記錄備忘事項。
最推薦的就是採用低粘土油性墨水的「JETSTREAM 4&1 0.5」溜溜筆(三菱uni)。
導入色彩管理規則，就能輕鬆地分類備忘事項。
我的顏色分類是「黑色屬於普通事項」、「藍色代表重要」、「紅色等於注意」、「綠色歸為補充」。
☆運用色彩規則來分類，可一眼看出工作的性質！
遵守色彩規則記錄備忘事項，重要的資訊就不會被埋沒，可依照工作性質使用不同的顏色標記，比方說「黑色用來標記普通的工作」、「藍色用來標記重要的工作」、「紅色用來標記緊急的工作」、「綠色用來書寫自己的意見」。
為了進一步提高色彩的效果，藍色與紅色只用來書寫「特別重要的備忘事項」。
有些人會有：「有必要特別建立綠色這個分類嗎？」的疑問，但為了備忘事項的內容更加清楚，可利用綠色在備忘事項旁邊寫下自己的意見。
我習慣在星期一開始工作前，先利用淡藍色與淡紅色的螢光筆「MILDSIGN」(斑馬牌)，將上週備忘事項之中今後還可能用得到的資訊畫線。
這款螢光筆的優點色彩較柔和，墨水比較快乾，不容易沾印到其他頁面上。
經過螢光筆的標示後，今後便能快速地找到重要的備忘事項。
而且回顧萬用手冊裡的內容，有助於我們將這些備忘資料應用於工作之中。
萬用手冊的備忘資料只有被應用，才真的具有意義。
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