從以前我就不擅於在腦子裡處理資訊,現在我還是要在紙上整理自己的想法,在筆記本、影印紙、便條紙或記事卡上寫寫擦擦的。把在腦子裡處理有困難的資訊取出來放在眼前實際存在的紙上,用手處理並加以組織,就像在補充自己腦子的「記憶體不足」一樣。

在這些紙當中,我主要用來作為每天檢查清單的是一種「卡片」──也就是空白(一面是空白)的撲克牌。

每天要處理的工作,像是寫報告、處理傳票、數位機器的充電或補充品的確認等等,我是用記事卡來檢查而不是用清單。在利用空檔隨機地處理完事情後,如果用的是清單,要是沒去檢查並把完成的工作銷掉的話,就會忘記哪個是「完成」了;而用的若是記事卡的話,只要把處理完的事情從卡片堆裡拿掉,那麼剩下的就是還未處理的(每天早晨再重新開始,把還未處理的卡片放回卡片堆裡即可)。

而最適合這種方式的就是空白的撲克牌。我使用的是「Bicycle」單車牌的「Blank Face」單面空白的撲克牌。這種撲克牌的紙張強韌有力,質感平滑、舒適,而且耐用性超強,不愧是在悠久的賭博歷史裡才能孕育出這樣的東西來。從這層意義來看的話,撲克牌可算得上是「最頂級的卡片」了。

我在這卡片上用油性筆寫上每天都會碰到的一些瑣碎事情,像是「請款」、「數位相片備份」、「iPod充電」、「檢查影印紙的補充」等等。目前我把卡片分成三類:「每天的例行工作」、「現在有參與的工作的標題」和「方便的清單及格言」。關於工作的標題,要是沒什麼幹勁時,我就會把這堆的記事卡有字的那面朝下、重新洗牌堆好,然後從中抽出一張,看出現什麼工作就做什麼(笑)。有時我也會做一張「籤」來決定值班或是「今天的午餐」。

由於它成本高而且必須用油性筆書寫(也就是擦不掉了),所以一開始要用時我還十分猶豫,不過後來我就乾脆狠下心一次把20張寫完了。若要說奢侈也算是奢侈,不過它有手機等的ToDo List(待辦事項)所沒有的樂趣,我非常喜歡。

 來看看實際上,作者的使用說明。

本圖摘自《電視冠軍文具王的聰明工作術》

用油性筆寫了字的紙牌。

早晨我把「每天的例行工作」全部放進左邊的口袋裡,不需要或是完成的事情我就把它移到右邊的口袋,就這樣把左邊的口袋變空為止。

「現在有參與的工作的標題」我則把它放在辦公桌的抽屜裡每天檢查,當天沒處理的我就把它拿掉。

而所謂「方便的清單及格言」指的則是像「○○三則」、「檢查○○的五個項目」等等。這類的清單在還未掌握之前最好常常檢查。像工作上必要的「待提交文件一覽」、「目錄攝影的檢查項目一覽」等常常會要用到的清單也都屬於這類。我也會把感人的格言之類的文字一併寫上,讓自己偶爾也能看看。

 

本書特別附贈文具王親筆繪製的素描圖案的空白撲克牌,有興趣也來試著用在自我管理上喔~~

 
 

 

 

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