時間管理動力:吃了那隻青蛙

張永錫


    小芸是我家的鄰居,今年考進了北一女中。這本來是一件好事,沒想到她卻煩惱得要命。

    “高中生活和我想像中不一樣。”小芸說,“同學都是佼佼者,自己在課業方面當然不能落後,但沒想到社團也要花很多時間。我還想參加奧林匹克數學競賽,現在忙得連睡覺時間都不夠了。”

    於是我向小芸談起了時間管理這個話題,告訴她解決的方法叫做“吃青蛙”。

    “吃青蛙”的概念是我從一本叫做《吃了那只青蛙》(“Eat that Frog”)的書中得來的。什麼是“青蛙”?在時間管理領域有個經典的比喻:“青蛙”代表我們面臨的最大、最重要的那一項工作。這件事情會對我們的人生具有正面影響力,但這同時也是我們最容易拖延不做的事情。

    讓我們看一看小芸遇到的問題。

    小芸的所有時間,除了睡覺之外,基本上全都被活動、課業、社團這些事情占滿了。平時還好說,一旦面臨考試,需要投入在學習上的精力就會增多,但小芸又不想犧牲活動及社團的時間——這就導致她不得不熬夜應付課業,反而效果不佳。

    套用時間管理模型,準備課業或考試這件事就是小芸的“青蛙”。小芸既要功課好,又要不耽誤參加社團及活動,就需要有效地“吃青蛙”。

    我針對兩個重點和小芸分享我的經驗。

    第一,你要如何吃完一隻“大青蛙”?答案是,一口一口吃。

    “吃青蛙”當然不是毫無方法。舉例而言,小芸可以養成每天早起預習功課的習慣,因為早上其他同學都還在睡夢中,往往有一兩個小時自己獨處的時間,沒有人打電話,沒有人會用QQ來騷擾。

    這樣就有一個大塊時間能夠專注在預習當天的功課上。看看功課表,今天要上哪些課程,先流覽之前的進度,做個復習,再預覽一下老師可能的進度,研讀一下,並把想要提問的問題寫在筆記本上。我相信這樣的習慣一定可以幫助我們面對好一天的課業。

    臺灣知名設計師姚仁祿老師曾經說過,生活就該像邁克爾·喬丹打籃球一樣,看起來是非常快速的切入上籃,但是他的“快”卻是由無數個“慢”組合起來的。看似複雜的工作,事實上可以分解成許多小的行動,我們只要掌握重點,不斷前進,留意時間的流逝,讓自己保持專注狀態,看起來很快的動作,做的時候心境上自然就會覺得很慢。

    妥善運用大塊時間,把複雜的工作切割成小行動,可以幫助我們吃下一大只“青蛙”。養成自我鞭策的習慣,建立一個“把分內之事做得又快又好”的名聲,是個很有價值的資產,值得我們努力。

    第二,吃掉的“青蛙”越大,你所得到的活力就越大。

    “暢流”(Flow),即一個人完全沉浸於某種活動當中,無視其他事物存在的狀態。這種經驗本身會給人帶來莫大的喜悅,使我們願意為此付出龐大的代價。

    要進入“暢流”狀況有一些要點,例如要有熱身的時間——先做一些小工作,交替做不同的小事。這就好像很多典禮開始之前,會有一些鋪陳的儀式,接著才進入主體活動本身。除此之外,記得要在自己覺得疲倦之前就趕緊休息。最後,我的另外一個經驗是,在第二天早上寫日記,回顧一下有哪些做法可以改善,讓下次要吃類似的“青蛙”時,可以有更好的方式。

    一次又一次吃掉青蛙的同時,我們也獲得了成就感。不只是因為完成了事情本身,更因為在“吃青蛙”的過程中,我們逐步建立起一套良好的系統,得以精益求精。這是一個很好的習慣,持續這麼做,我們會發現自己完成複雜任務的能力迅速增強,自信也能顯著增加。

    在這裏我想引入一個“無敵星星”的意象。

    有一個電動玩具叫“超級瑪莉”,在瑪莉吃掉無敵星星之後,在一段時間內就所向披靡(這類似我們剛剛提到的“暢流”)。這時候瑪莉碰到蘑菇、烏龜、火球這些敵人,都能順利通過,一路往前沖。若我們生活中也吃下無敵星星,雖然工作很多,但是自己處理問題的狀態特別好,兵來將擋,水來土淹,就算事情蜂擁而至,我們也能輕而易舉地處理好。

    運用無敵星星的方法,先讓自己進入可以專注解決複雜任務的狀況,就可以迅速有效地處理手上的“青蛙”,逐步向終點推進。有趣的是,雖然做的是一件很辛苦的工作,我們卻樂在其中。

    還是小芸的故事。

    現在是周日上午9點。學姐下午要來家裏做客,房間裏面還是一團亂;下週六的初中同學會,小芸是主辦人,電話一個都還沒打;週五放學前,老師要求週一交一個英文報告,現在還沒有頭緒。此時此刻,小芸面臨著一個碩大的工程:要快點把英文報告做完,電話打完,整理房間;更糟糕的是,現在她覺得非常煩躁,什麼都不想做。天哪,救救小芸吧。

    這時候我們需要“無敵星星”來幫忙。問題來了——如何能夠讓小芸進入無敵星星狀態呢?

    首先,要準備兩個工具,計時器和一張紙。

    拿出一張紙,寫下小芸要做的事情:一個是打電話給初中同學,一個是寫週一要交的英文報告,一個是整理房間。列好之後,在每一項的後面分別寫下5、10、20三個數字。小芸知道,寫英文報告對她而言是最重要、最困難卻最不想做的一件事——嗯,這就是小芸今天要吃掉的“青蛙”。

    開始“無敵星星”第一階段,在計時器上設定5分鐘,開始計時。現在小芸就可以去打電話通知需要參加聚會的同學了——完成多少都沒關係,直到計時器發出停止的鈴聲。由於打電話這件事只做了5分鐘,所以完成第一步很容易。

    之後就切換成英文報告,也是寫5分鐘就好,因為我們的目的是做好進入“無敵星星”前的熱身。有人說5分鐘哪能做什麼?事實上,小芸可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關資訊等等,這些事情算在一起花不到5分鐘就能搞定,順利完成第二步。

    接下來開始整理房間。同樣只有5分鐘,所以做起來也應該不難,完成第三步。到這裏小芸已經熱身完畢,可以進入第二個階段了。

    “無敵星星”第二階段,將計時器設置成10分鐘,開始打同學會電話。很奇妙,小芸覺得這次的難度會低得多,打起電話也越來越順,和同學談笑風生,聯絡交流各種訊息。

    10分鐘之後,寫英文報告。這次心情輕鬆多了,打字越來越快,還不時想到許多新點子,小芸幾乎停不下來,直到計時器發出“嘀嘀”的聲音。是的,小芸這時候已經進入“無敵星星”狀態,動作開始快了起來,而且越來越專注。

    接下來是整理房間的10分鐘,這時候因為進入了“無敵星星”狀態,小芸的動作也非常利索,而且心情很輕鬆。

    “無敵星星”第三階段,小芸繼續交替完成打電話、寫英文報告、整理房間的任務。這次每項任務有20分鐘的時間,因此她一下子就打完所有的電話,整理好房間,只剩下英文報告還沒有完成。小芸稍微休息了一下,之後一鼓作氣把英文報告完成了,順利吃掉了今天的“青蛙”。

    為什麼小芸會進入“無敵星星”狀態呢?

    心理學認為,人的頭腦存在著意識和潛意識兩個部分,例如第一階段中要寫的英文報告,雖然一開始只做了5分鐘準備動作,但我們在做其他事情(打電話及整理房間)時,潛意識也在不斷搜索之前寫報告的經驗,整合相關資訊,做好了接下來要如何繼續寫下去的準備。到了第二階段,我們就能夠列出一些報告的內容,到了第三階段,自然就有更多潛意識搜集到的資料,幫助我們順利完成任務。

    在整個運用“無敵星星”技巧做事的過程中,切換工作專案等於是休息,因此讓我們保持狀態,持續地做下去。不過也要記住,應該適當地放鬆一下,每30分鐘站起來走一走,喝喝水,看看窗外——因為心理上雖然不疲憊,但是身體還是會受不了的。

    吃青蛙的三條黃金法則

    吃青蛙法則一:如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一隻活青蛙的話,那麼你會欣喜地發現,這一天裏再沒有什麼比這個更糟糕的事情了。

    ——“活青蛙”代表了那些對個人而言最重要的任務,如果不積極採取行動,就可能因為它而耽誤時間和機會。當然,這樣的任務也會對你的個人生活產生很積極的影響。

    吃青蛙法則二:如果你必須吃掉兩隻青蛙,那就先吃掉那只長得醜的。

    ——如果你面臨兩項重要的任務,那麼應該先處理更重要的那一項。將“吃活青蛙”當做對自己的一次考驗、一個挑戰。面對任務時,要抵制住“先易後難”的誘惑,時刻提醒自己,每天要做的最重要的決策就是決定先做什麼,後做什麼。

    吃青蛙法則三:如果你必須吃掉一隻活青蛙,那麼即使你一直坐在那裏盯著它,也無濟於事。

    ——改善業績、提高工作效率的關鍵在於,每天早上要做的第一件事情,就是對你來說最重要的那件事情,養成這樣的習慣並終生保持。不假思索就“吃掉那只青蛙”,是幫助你早日實現人生目標的積極力量。大量研究表明,那些薪水豐厚、晉升很快的人有一個共性,那就是“說做就做”。大凡事業有成、做事高效之人往往能夠直奔主題,選擇那些最重要的工作,一心一意、持之以恆去完成。

 (本文作者為「時間管理達人」張永錫老師

張永錫,經營個人部落格 twhsi’s blog  提供GTD、時間管理、晨間日記的討論園地(百萬瀏覽人次),舉辦多場時間管理講座,包含台北、台中、彰化、高雄、北京等。現職時間平台顧問公司專任講師,著作:《幸福行動家》。曾於Google(谷歌)北京分公司、北京大學、全省【幸福行動家 時間管理一日研討會】、國合會、青商會、淡江等各大專院校演講時間管理。座右銘為「找到自己內心的聲音,並進而協助他人找到他們內在的聲音。」
 
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