1分鐘進擊工作術,文具手帳秘技!─時間控管再提升,突破瞎忙,擺脫加班生活  

1分鐘進擊工作術,文具手帳秘技!─時間控管再提升,突破瞎忙,擺脫加班生活
桃山 透 / 著
ISBN:9789866151620
出版者:智富
出版日期:2014-5-2

 

面對堆積如山的工作怎麼做都做不完...

加班生活已經變成習慣…

如果這些問題困擾著你,本書將會拯救你!

 

●節省時間 收納小型文具的筆筒、透明鉛筆盒。

●工作必備 桌上抽取型便條台、抽取式標籤、十分鐘時間管理貼紙。

●空間擺設 常用文具放在抽屜靠外側就能迅速找到、利用牆壁擺放物品。

●文件管理 檔案夾標註顏色「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」

●備忘手環型的備忘標籤戴在手腕上名片式備忘錄。

 【內容簡介】

匯集提升工作效率的文具精華,創造超高完成率!

桃山透日本經濟新聞撰寫專欄,擅長工作術及整理術,首創以文具來控管工作時間、管理文件。

 

太生火!文具控心動、搶購大熱門!

Post-it 狠黏標籤 (3M)

手環型的備忘標籤「List-it」(hi-mojimoji)

十分鐘時間管理貼紙 (KANMIDO)

「Work-Dash」原子筆 (ZEBRA)

螢光筆「MILDSIGN」 (ZEBRA)

繫帶式「Ruled Pocket」 (MOLESKINE)

MEMORANDUM備忘卡 (MIDORI)

Wallkie Pen原子筆 (SANPO)

 

好煩!又要加班…

工作好像永遠都做不完…

老是要花時間找辦公文具及資料…

你有這些困擾嗎?

作者利用簡單收納整理術及文具小物擺脫你每天加班的窘境!

 

上班族必學工作術!

文具運用提昇工作力大公開!

 

花點心思空間收納,環境整潔、物品拿取真方便

●迅速找到需要文具

放常用文具小筆筒。

透明鉛筆盒,拿取一目瞭然。

運用掛勾、磁鐵膠帶放其餘用品,增加物品擺放空間。

 

●抽屜分層收納,資料拿取流暢

上層抽屜:常用的文具擺在外側。

中層抽屜:將東西收納,抽屜內部空間比較容易規劃。

下層抽屜:運用紙盒擺放資料,外側順序排列位置:未處理→暫存→保管

*以順手拿取為東西收納的準則。

 

效率超高獨家工作術

●文件色彩管理,顏色區分工作重要性

文件標籤貼在右上角「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」、「黑色普通」、「綠色補充」。

給客戶資料標註「紅色」,自己的文件標註「藍色」。

 

  • 創造工作成果的時間分配術

例行文書作業用零碎時間完成。

在兩個重要工作間安插文書作業,增加效率。

無心工作就做重要的工作。

進行簡單工作,找回節奏。

期限吃緊,就搶先一步去做。

 

●運用瑣碎時間就能寫出超完美企劃書

空閒時間發想創意。

最短時間內完成要先寫好概要再廣納建言。

將過去企劃書重謄成現在的風格。

 

 

應用這些技巧,你就能輕鬆掌控時間,不再被堆積如山的工作追著跑!

 

【作者簡介】

桃山 透

目前為T&E NetWork的負責人,歷經金融企業的業務、文案撰寫人員、出版社編輯以及產業新聞主編,最終選擇成為自由作者,主要負責職場用書、工具書、醫學用書的撰寫、編輯與監修,尤其擅長整理術、備忘記錄術,常提供相關方面的諮詢。

目前正於日經PC online進行『工作高手的絕技!紙的整理術』連載。內容雖然平實,卻是每個人都能辦得到的方法,因此已好幾次登上單週銷售排行榜第一名。

主要的著作有『聰明人的整理建檔術』、「迅速一分鐘 整理建檔術」(敝社出版)、『整理高手的類比文具★超級活用術』(中經文庫)。

 

「日經PC online」

桃山透的專欄「紙的整理術」

http://pc.nikkeibp.co.jp/

BLOGhttp://blogs.yahoo.co.jp/te_nw

E-mailtmmyama@yahoo.co.jp

 

   【目錄】

序言

 

第 1章

省下「時間」,就能準時下班

 

重新檢視一天的時間分配

*我好像常常在浪費時間

 

加班不值得驕傲,工作成果才重要

*不知道自己其實在浪費時間,是最糟糕的

 

事情總是接踵而來?

*注意時間的分配,可大幅節省時間

 

做備忘錄,找出浪費時間的原因

*短短的備忘是節省時間的關鍵

 

越需要時間的工作,越容易浪費時間!

*掌握方法及時間,按照規劃完成工作

 

工作遇到瓶頸怎麼辦?

*減少瞎忙,使腦筋靈活

 

追求完美是浪費時間

*雖然完成度不盡理想,但最好狠心割捨

 

一週強迫準時下班一次!

*準時下班會讓你感到焦急,卻能更靈活運用時間

 

專欄

萌生辭職念頭,怎麼辦?

 

第2章

別把時間浪費在例行作業,將精力放在更重要的工作上

 

時間是工作的成本

* 二十%的重要工作為你創造好成績

 

重視工作結果,減少浪費的時間

*設定目標,找到應該做的事

 

減少例行作業的一成時間,迅速完成工作

*設定數位計時器,提高工作效率

 

十分鐘就能完成的工作儘速完成,減少工作累積

*減少工作量,就是減輕工作壓力

 

用零碎的時間完成例行作業

*浪費時間在單純的文書作業,導致無法準時下班

 

既使工作繁忙也不必加班

*不想拖拖拉拉而加班晚歸就請這麼做!

 

覺得工作不順?從文書作業調整節奏

*從簡單的工作開始執行,找回工作的節奏感

 

善用交通時間,事先規劃工作

*按部就班完成工作,可減少交通時間

 

等待客戶前來開會的空檔先把資料看一遍

*等待的時間,反而容易集中精神

 

將受用的法則與名言當成工作方針,提高工作的完成度

*將名言寫在記事本裡,不再為工作感到迷惘

 

將文書作業簡化,發現改善之處

*慢慢改善,避免浪費時間

 

從工作失敗中學到教訓

*請活用失敗的經驗

 

提早進行重要工作,以維持工作品質

*從局部著手進行,分段完成

 

專欄

在麵包店打工的驚人高中女生

 

第3章

學會時間分配,工作更有效率

 

利用文具能提升工作效率

*好文具可讓工作順利執行,減輕工作壓力

 

斷、捨、離,減少時間的浪費

*留下需要的東西,減少整理與分類的時間!

 

有助於捨棄的文具

*請養成捨棄的習慣

 

可立刻找到需要文具的筆筒

*迅速找到需要的文具,不浪費時間

 

貼上簡單易懂的標籤,快速找到需要的文件

*標籤貼紙的使用重點在黏貼位置和簡潔易懂的標題

 

分類整理,處理文件真容易

*將文件分類成「未處理」、「暫存」、「保留」三大類,迅速找到需要的文件

 

運用文具和工具,簡化打包作業!

*方便好用,又能減少麻煩

 

專欄

不擅長的雜誌企劃,就以創意獲取好評

 

第4章

善用零碎的時間

 

重要的工作,即便期限寬鬆該也要盡快完成

*工作拖拖拉拉,時間規劃變得一塌糊塗

 

運用零碎時間發想創意,不再為企劃書煩惱

*「沒有寫企劃書的時間!」只是藉口

 

如何在最短時間內寫好企劃書

*輕鬆寫好的企劃書被採用,心中會有微微的幸福感

 

企劃書再利用

*將過去的企劃書翻新,變成全新企劃

 

自我感覺良好企劃,不被採用也無效!

接受妥協方案,以退為進的企劃書

 

在上廁所、喝咖啡等零碎時間,進行創造性的工作

*拖拖拉拉的工作,請利用零碎的時間進行吧!

 

總是無法準時下班嗎?請投入創造性的工作

*專心締造佳績,不再因浪費時間而加班

 

沒時間讀有興趣的書,請利用上廁所時間!

*活用浪費的時間,可以早點讀完感興趣的書

 

專欄:「國王的新衣」裡的國王,也挑不到可穿的衣服

 

第 5章

提升工作成果的時間分配術

 

容易忘記的工作,可用視覺輔助記憶

*集中精神完成一件事,不再白忙一場

 

設計工作動線,節省時間與壓力!

*將工具置於順手的位置上,可加速工作的節奏!

 

善用牆面創造良好的工作動線,增加收納空間

*利用磁鐵、黏貼式掛勾、魔鬼氈的牆面整理術

 

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質──檔案

*「藍色是重要」、「紅色是緊急、注意」,色彩規則可幫助分類

 

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質──手帳和萬用手冊

*將重要的資訊分別以黑色、藍色、綠色分類。

 

將筆記本與筆收在一起,隨時記下重要的資訊

*需要時立刻動手寫,以備不時之需

 

依照工作性質挑選便條紙,提升三倍的工作效率

*便條紙的大小、素材、設計,可分類工作資訊

 

使用「十分鐘時間管理貼紙」掌握工作

*一天十分鐘的時間分配術!便條紙與時間軸緊密連結

 

利用Google行事曆取代秘書

*利用智慧型手機提醒待辦事項,工作不遺失

 

專欄:文具要數位化?

 

第 6章

妥善運用團隊工作的時間

 

不浪費團隊工作的時間規劃

*個人工作的時間不夠?團隊工作的分配不夠均衡?

 

調整團隊工作量,增加個人工作時間

*使團隊工作順利,一天的時間分配原則!

 

強化專長才能受到重用

*克服缺點無法創造成績!發揮優勢才能締造佳績

 

不說他人壞話,才能得到信賴

*嚴禁浪費時間說別人壞話!

 

在意或不懂的事要立即確認

*凡事不繞遠路、不重來

公事或私事都一目瞭然!單月行事曆

*日期的空格上方寫公事,下方寫私事,綜覽整個月的預定事項

 

別輕忽上午的第一件工作,打起精神快速解決吧!

*早點將主管交辦的工作完成,可省下時間

 

「上午」第一件工作的因應之道──離席或外出

*如果不想浪費時間,試著離開座位吧!

 

「上午」第一件工作的因應之道──每週預定事項報告

*利用工作報告營造工作氣氛

 

無謂的會議只會浪費時間

*破壞時間分配的例行公事!就是與工作不精的人浪費時間開會

 

累積話題,使團隊工作變得更順利

*將別人的興趣記下來,搜尋相關資料

 

團隊工作順利,自然會產生向心力

   *團隊成員的溝通管道要順暢

 

【內容試閱】

工作遇到瓶頸怎麼辦?

*減少瞎忙,使腦筋靈活

 

   ☆工作進入撞牆期

不管是誰,都曾經有過拼命工作,卻抓不住工作節奏的經驗,往往越重要、困難的工作,就越容易陷入困境。

一旦陷入這種狀況,工作就得花上比預期更多的時間才能完成,完成度不佳,身心將累積沉重的壓力,還浪費了時間,導致一整天的規劃完全崩潰。

越是想要爬出泥沼,就容易越陷越深,所以一定要趕快找出對策。

 

☆強制結束工作,避免浪費時間

如果覺得某項工作難以繼續,不妨暫停一下,先進行另一項工作。

等到工作完成後,再回頭執行先前遇到瓶頸的工作,此時腦袋的思緒可能變得更為清晰,有機會突破之前的盲點。

這樣暫時調換工作的順序,能減少時間的浪費,能減少壓力。

 

☆正確暫停反而能提升工作效率

通常工作做得正順,都會希望在適合告一段落的部分暫停一下,可是暫停過後,常常找不回原本工作的節奏,想必大家都曾遇過這種情況。

實際就腦科學來看,工作不該在適合告一段落的時候暫停,這在心理學裡稱為「蔡格尼[1]效應」(Zeigarnik effect)。

德國心理學家蔡格尼認為,大膽地在最重要的部分中斷工作,反而能在腦海裡留下鮮明的印象,之後較容易重新掌握住工作節奏。

根據蔡格尼效應,為了掌握工作節奏,建議大家在需要長時間工作中,每一小時至一個半小時休息,而不要理會工作進度突然中斷。

 

覺得工作不順?從文書作業調整節奏

*從簡單的工作開始執行,找回工作的節奏感

 

   ☆脫離工作不順的深淵

如果覺得工作不順,可先進行文書作業這類較為輕鬆的工作,試著找回原有的工作節奏。

甚至可以預先完成明天的文書作業。

急著完成重要的工作反而浪費時間,所以工作不順時的對策就是別一直陷在不順的情緒。

 

在低潮時勉強自己工作,不僅無法脫離低潮,有時反而陷入更深的深淵。

長期的低潮,會導致時間浪費,所以先找出低潮的起因,才有機找到脫離低潮的捷徑。

 

☆執行重要的工作已提振士氣

相信每個人都有過無心工作的時候。

此時不妨著手進行重要的工作。

很多人會對這個建議感到錯愕,這是因為人類的大腦總是喜歡往輕鬆的方向去想,因此偶爾需要提振一下士氣。

 

如果一直在意重要的工作反而會令人喪失工作鬥志。

在不想工作時進行重要工作,反而一切變得順利的例子其實十分常見。

一旦重要的工作能順利地進行,在其他工作上能變得鬥志高昂,漸漸地找回原本的工作節奏。

無心工作,通常只是情緒層面的問題。

如果做了重要的工作還是無法找回想工作的心情,不妨與身體狀況不佳的情況一樣,改為進行簡單的文書作業。

 

要注意的是,別急著將工作完成,即便工作再怎麼順利,期限再怎麼寬鬆,一下子進度超前太多,會自己後繼無力。

 

操之過急,反而會犯下意想不到的錯誤。

「寬鬆地安排時間是不變的鐵律」,請大家務必記得這點。

 

分類整理,處理文件更容易

*將文件分類成「未處理」、「暫存」、「保留」三種,迅速找到需要的文件

 

☆下層抽屜的分類的空間

辦公室下層抽屜,絕對是收納文件的最佳空間。

這個抽屜實際存放的只有文件及橫躺式檔案盒。

在下層抽屜裡放四、五個橫躺式檔案盒,然後依序從外側的檔案盒分類成「未處理」、「暫存」、「保留」,依照文件的處理進度收納文件。

之後只需要隨著工作的進度移動文件,就能隨時找到需要的文件。

工作完成時,不需要保留的文件就應該銷毀,應該定期檢視保留的文件中有沒有需要銷毀的部分。

下層抽屜裡放了五個檔案盒,可視哪個分類的文件較多,將較多的檔案盒分配給該分類,例如:「未處理」的檔案盒一個、「暫存」分類一個,「保管」分類三個的分類方式。

像我使用的是「檔案盒 A4橫躺式」(KOKUYO S&T)。這種檔案盒是紙作的,不會對抽屜造成過度的負重。

 

☆提升作業效率的直立式檔案盒

如果公司允許在桌上放置直立式檔案,可在桌子右後方擺兩個檔案盒。

左側的檔案盒可用來收納天的工作文件,一旦文件處理完成,可將需要保管的文件移往右側的檔案盒,不需要保管的文件就下銷毀

這樣就不用為了拿文件而不斷開關抽屜,一伸手就能拿到需要的文件,工作動線會變得流暢許多。

需要保管的文件可在天工作結束後,統整至下層抽屜裡的「保管」檔案盒。

直立式檔案盒最好選購耐用的塑膠製品,該顧慮方便拿取文件這點挑選前開式的款式,為了方便將文件立起來,最好選擇側面面積較大的設計。

最推薦的直立式文件盒是有防滑設計的「防滑式檔案盒 A4S」(Plus)

我另外推薦在檔案盒底部貼上「Pritt膠條」(KOKUYO S&T),將檔案盒固定在桌面,以免在拿取文件時,不小心移動檔案盒的位置。

 

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質──檔案

*「藍色是重要」、「紅色是緊急、注意」,色彩規則可幫助分類

 

☆利用藍色與紅色的檔案夾,使工作依照時間規劃完成

許多常因分不清輕重緩急而搞砸工作,此時不妨在檔案夾表面標註顏色,以視覺的方式分類工作,就能解決因忘記,而無法完成工作的問題。

依照工作的性質以顏色分類,例如:「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」,能我們一眼分辨工作的重要性。

例如:專案這類重要工作可標上藍色,將其分類為必須與客戶逐一確認細節的工作,而緊急的工作則標上紅色,提醒我們注意事態的急迫性。

如此一來,既不會忽視工作的重要性,更能減少時間的浪費。

但別將所有檔案夾都標上顏色,不然色彩的視覺效果就會遞減,「只在重要的文件上標註顏色」是顏色標記法的祕訣。

 

☆連同檔案夾內部套用色彩規則,可將文件整理得更一目瞭然

即便檔案夾已利用不同的色彩來標示,一旦檔案夾的文件越來越多,就很難立刻找到需要的文件,如果使用不同顏色的夾子與便條紙做進一步的整理,就能解決找不到文件的問題。

例如:與客戶開會時,可將自己手邊的文件夾上藍色夾子,然後用來回答客戶問題的資料則夾上紅色夾子,就不會弄不清哪一份是要發給客戶的資料。

可以先在檔案夾或文件封面貼上代表重要的藍色便條紙,或是提醒注意的紅色便條紙,日後整理需要這些文件時就能立刻完成分類。

 

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質──手帳和萬用手冊

*將重要的資訊分別以黑色、藍色、綠色分類

 

   ☆最適合萬用手冊的書寫用筆是○.五mm的多色筆

許多習慣將備忘事項寫在萬用手冊裡的人,不一定會活用這些備忘資訊,就算那些愛寫備忘成痴的魔人,常發生類似的狀況。

養成記錄備忘的習慣雖然不錯,但如果備忘越寫越多,反而會掩蓋重要的資訊。

此時就能利用擁有四種顏色(黑、藍、紅、綠)的○.五mm多色筆記錄備忘事項。

最推薦的就是採用低粘土油性墨水的「JETSTREAM 4&1 0.5」溜溜筆(三菱uni)

導入色彩管理規則,就能輕鬆地分類備忘事項。

我的顏色分類是「黑色屬於普通事項」、「藍色代表重要」、「紅色等於注意」、「綠色歸為補充」。

 

 

☆運用色彩規則來分類,可一眼看出工作的性質!

遵守色彩規則記錄備忘事項,重要的資訊就不會被埋沒,可依照工作性質使用不同的顏色標記,比方說「黑色用來標記普通的工作」、「藍色用來標記重要的工作」、「紅色用來標記緊急的工作」、「綠色用來書寫自己的意見」。

為了進一步提高色彩的效果,藍色與紅色只用來書寫「特別重要的備忘事項」。

有些人會有:「有必要特別建立綠色這個分類嗎?」的疑問,但為了備忘事項的內容更加清楚,可利用綠色在備忘事項旁邊寫下自己的意見。

我習慣在星期一開始工作前,先利用淡藍色與淡紅色的螢光筆「MILDSIGN」(斑馬牌),將上週備忘事項之中今後還可能用得到的資訊畫線。

這款螢光筆的優點色彩較柔和,墨水比較快乾,不容易沾印到其他頁面上。

經過螢光筆的標示後,今後便能快速地找到重要的備忘事項。

而且回顧萬用手冊裡的內容,有助於我們將這些備忘資料應用於工作之中。

萬用手冊的備忘資料只有被應用,才真的具有意義。

 

 

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