小芸如何「吃了那隻青蛙」 @ 愛閱讀，就是我的Style

時間管理動力：吃了那隻青蛙

■張永錫

小芸是我家的鄰居，今年考進了北一女中。這本來是一件好事，沒想到她卻煩惱得要命。

“高中生活和我想像中不一樣。”小芸說，“同學都是佼佼者，自己在課業方面當然不能落後，但沒想到社團也要花很多時間。我還想參加奧林匹克數學競賽，現在忙得連睡覺時間都不夠了。”

於是我向小芸談起了時間管理這個話題，告訴她解決的方法叫做“吃青蛙”。

“吃青蛙”的概念是我從一本叫做《吃了那只青蛙》（“Eat that Frog”）的書中得來的。什麼是“青蛙”？在時間管理領域有個經典的比喻：“青蛙”代表我們面臨的最大、最重要的那一項工作。這件事情會對我們的人生具有正面影響力，但這同時也是我們最容易拖延不做的事情。

讓我們看一看小芸遇到的問題。

小芸的所有時間，除了睡覺之外，基本上全都被活動、課業、社團這些事情占滿了。平時還好說，一旦面臨考試，需要投入在學習上的精力就會增多，但小芸又不想犧牲活動及社團的時間——這就導致她不得不熬夜應付課業，反而效果不佳。

套用時間管理模型，準備課業或考試這件事就是小芸的“青蛙”。小芸既要功課好，又要不耽誤參加社團及活動，就需要有效地“吃青蛙”。

我針對兩個重點和小芸分享我的經驗。

第一，你要如何吃完一隻“大青蛙”？答案是，一口一口吃。

“吃青蛙”當然不是毫無方法。舉例而言，小芸可以養成每天早起預習功課的習慣，因為早上其他同學都還在睡夢中，往往有一兩個小時自己獨處的時間，沒有人打電話，沒有人會用QQ來騷擾。

這樣就有一個大塊時間能夠專注在預習當天的功課上。看看功課表，今天要上哪些課程，先流覽之前的進度，做個復習，再預覽一下老師可能的進度，研讀一下，並把想要提問的問題寫在筆記本上。我相信這樣的習慣一定可以幫助我們面對好一天的課業。

臺灣知名設計師姚仁祿老師曾經說過，生活就該像邁克爾·喬丹打籃球一樣，看起來是非常快速的切入上籃，但是他的“快”卻是由無數個“慢”組合起來的。看似複雜的工作，事實上可以分解成許多小的行動，我們只要掌握重點，不斷前進，留意時間的流逝，讓自己保持專注狀態，看起來很快的動作，做的時候心境上自然就會覺得很慢。

妥善運用大塊時間，把複雜的工作切割成小行動，可以幫助我們吃下一大只“青蛙”。養成自我鞭策的習慣，建立一個“把分內之事做得又快又好”的名聲，是個很有價值的資產，值得我們努力。

第二，吃掉的“青蛙”越大，你所得到的活力就越大。

“暢流”(Flow)，即一個人完全沉浸於某種活動當中，無視其他事物存在的狀態。這種經驗本身會給人帶來莫大的喜悅，使我們願意為此付出龐大的代價。

要進入“暢流”狀況有一些要點，例如要有熱身的時間——先做一些小工作，交替做不同的小事。這就好像很多典禮開始之前，會有一些鋪陳的儀式，接著才進入主體活動本身。除此之外，記得要在自己覺得疲倦之前就趕緊休息。最後，我的另外一個經驗是，在第二天早上寫日記，回顧一下有哪些做法可以改善，讓下次要吃類似的“青蛙”時，可以有更好的方式。

一次又一次吃掉青蛙的同時，我們也獲得了成就感。不只是因為完成了事情本身，更因為在“吃青蛙”的過程中，我們逐步建立起一套良好的系統，得以精益求精。這是一個很好的習慣，持續這麼做，我們會發現自己完成複雜任務的能力迅速增強，自信也能顯著增加。

在這裏我想引入一個“無敵星星”的意象。

有一個電動玩具叫“超級瑪莉”，在瑪莉吃掉無敵星星之後，在一段時間內就所向披靡（這類似我們剛剛提到的“暢流”）。這時候瑪莉碰到蘑菇、烏龜、火球這些敵人，都能順利通過，一路往前沖。若我們生活中也吃下無敵星星，雖然工作很多，但是自己處理問題的狀態特別好，兵來將擋，水來土淹，就算事情蜂擁而至，我們也能輕而易舉地處理好。

運用無敵星星的方法，先讓自己進入可以專注解決複雜任務的狀況，就可以迅速有效地處理手上的“青蛙”，逐步向終點推進。有趣的是，雖然做的是一件很辛苦的工作，我們卻樂在其中。

還是小芸的故事。

現在是周日上午9點。學姐下午要來家裏做客，房間裏面還是一團亂；下週六的初中同學會，小芸是主辦人，電話一個都還沒打；週五放學前，老師要求週一交一個英文報告，現在還沒有頭緒。此時此刻，小芸面臨著一個碩大的工程：要快點把英文報告做完，電話打完，整理房間；更糟糕的是，現在她覺得非常煩躁，什麼都不想做。天哪，救救小芸吧。

這時候我們需要“無敵星星”來幫忙。問題來了——如何能夠讓小芸進入無敵星星狀態呢？

首先，要準備兩個工具，計時器和一張紙。

拿出一張紙，寫下小芸要做的事情：一個是打電話給初中同學，一個是寫週一要交的英文報告，一個是整理房間。列好之後，在每一項的後面分別寫下5、10、20三個數字。小芸知道，寫英文報告對她而言是最重要、最困難卻最不想做的一件事——嗯，這就是小芸今天要吃掉的“青蛙”。

開始“無敵星星”第一階段，在計時器上設定5分鐘，開始計時。現在小芸就可以去打電話通知需要參加聚會的同學了——完成多少都沒關係，直到計時器發出停止的鈴聲。由於打電話這件事只做了5分鐘，所以完成第一步很容易。

之後就切換成英文報告，也是寫5分鐘就好，因為我們的目的是做好進入“無敵星星”前的熱身。有人說5分鐘哪能做什麼？事實上，小芸可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關資訊等等，這些事情算在一起花不到5分鐘就能搞定，順利完成第二步。

接下來開始整理房間。同樣只有5分鐘，所以做起來也應該不難，完成第三步。到這裏小芸已經熱身完畢，可以進入第二個階段了。

“無敵星星”第二階段，將計時器設置成10分鐘，開始打同學會電話。很奇妙，小芸覺得這次的難度會低得多，打起電話也越來越順，和同學談笑風生，聯絡交流各種訊息。

10分鐘之後，寫英文報告。這次心情輕鬆多了，打字越來越快，還不時想到許多新點子，小芸幾乎停不下來，直到計時器發出“嘀嘀”的聲音。是的，小芸這時候已經進入“無敵星星”狀態，動作開始快了起來，而且越來越專注。

接下來是整理房間的10分鐘，這時候因為進入了“無敵星星”狀態，小芸的動作也非常利索，而且心情很輕鬆。

“無敵星星”第三階段，小芸繼續交替完成打電話、寫英文報告、整理房間的任務。這次每項任務有20分鐘的時間，因此她一下子就打完所有的電話，整理好房間，只剩下英文報告還沒有完成。小芸稍微休息了一下，之後一鼓作氣把英文報告完成了，順利吃掉了今天的“青蛙”。

為什麼小芸會進入“無敵星星”狀態呢？

心理學認為，人的頭腦存在著意識和潛意識兩個部分，例如第一階段中要寫的英文報告，雖然一開始只做了5分鐘準備動作，但我們在做其他事情（打電話及整理房間）時，潛意識也在不斷搜索之前寫報告的經驗，整合相關資訊，做好了接下來要如何繼續寫下去的準備。到了第二階段，我們就能夠列出一些報告的內容，到了第三階段，自然就有更多潛意識搜集到的資料，幫助我們順利完成任務。

在整個運用“無敵星星”技巧做事的過程中，切換工作專案等於是休息，因此讓我們保持狀態，持續地做下去。不過也要記住，應該適當地放鬆一下，每30分鐘站起來走一走，喝喝水，看看窗外——因為心理上雖然不疲憊，但是身體還是會受不了的。

吃青蛙的三條黃金法則

吃青蛙法則一：如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一隻活青蛙的話，那麼你會欣喜地發現，這一天裏再沒有什麼比這個更糟糕的事情了。

——“活青蛙”代表了那些對個人而言最重要的任務，如果不積極採取行動，就可能因為它而耽誤時間和機會。當然，這樣的任務也會對你的個人生活產生很積極的影響。

吃青蛙法則二：如果你必須吃掉兩隻青蛙，那就先吃掉那只長得醜的。

——如果你面臨兩項重要的任務，那麼應該先處理更重要的那一項。將“吃活青蛙”當做對自己的一次考驗、一個挑戰。面對任務時，要抵制住“先易後難”的誘惑，時刻提醒自己，每天要做的最重要的決策就是決定先做什麼，後做什麼。

吃青蛙法則三：如果你必須吃掉一隻活青蛙，那麼即使你一直坐在那裏盯著它，也無濟於事。

——改善業績、提高工作效率的關鍵在於，每天早上要做的第一件事情，就是對你來說最重要的那件事情，養成這樣的習慣並終生保持。不假思索就“吃掉那只青蛙”，是幫助你早日實現人生目標的積極力量。大量研究表明，那些薪水豐厚、晉升很快的人有一個共性，那就是“說做就做”。大凡事業有成、做事高效之人往往能夠直奔主題，選擇那些最重要的工作，一心一意、持之以恆去完成。

（本文作者為「時間管理達人」張永錫老師）

張永錫，經營個人部落格 twhsi’s blog 提供GTD、時間管理、晨間日記的討論園地（百萬瀏覽人次），舉辦多場時間管理講座，包含台北、台中、彰化、高雄、北京等。現職時間平台顧問公司專任講師，著作：《幸福行動家》。曾於Google（谷歌）北京分公司、北京大學、全省【幸福行動家時間管理一日研討會】、國合會、青商會、淡江等各大專院校演講時間管理。座右銘為「找到自己內心的聲音，並進而協助他人找到他們內在的聲音。」

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